Mal was technisch-administratives!

Dropbox-OrdnerIch bin ein ziemlicher Computer- und Technikfreak und betreibe für dieses Hobby ja noch ein anderes Blog. Die meisten Besucher auf dieser Seite sind aber sicherlich (angehende) Bauherren und –damen und diese müssen ja zwangsläufig nicht gleich so technikversessen sein wie ich.

Trotzdem möchte ich heute mal ganz kurz ein sehr nützliches Programm vorstellen, das einem Bauherren mit mehreren PCs und Computern unter Umständen die Arbeit erleichtern kann. Als ich das Projekt “Bauen” gestartet habe, war eins im Vorfeld klar: Informationen sind das A und O. Und der Zugriff darauf sollte, wenn möglich, jederzeit sichergestellt sein.

Für mich bedeutet das, dass ich die Planung (zum Beispiel Finanzplanung) aber auch jeglichen Schriftverkehr und auch alle (eingescannten) Unterlagen in einer Verzeichnisstruktur auf meinem heimischen Rechner ablege. Damit hat man eine zusätzliche Ablage neben den ganzen Ordnern, die sich praktischerwiese auch sehr gut im Volltext durchsuchen lässt. Das ist ein guter Start, aber was mache ich zum Beispiel an dem Drittel (?) des Tages, das ich im Büro verbringe und auch an einem anderen Rechner sitze? Oder vielleicht abends am Laptop der Frau (der Trend geht übrigens zum Drittrechner!)?

Die Lösung!

Hier kommt bei mir eine kostenlose Software namens Dropbox zum Einsatz: Dropbox gibt jedem Nutzer 2GB Online-Speicherplatz, auf den man jederzeit zugreifen kann. Wem das nicht reicht, der kann sich über Einladungen bis zu 10GB beschaffen oder alternativ auf ein kostenpflichtiges Modell mit 50 und mehr Gigabyte umsteigen.

Im Nachbarblog habe ich mal in Kurzform beschrieben, was Dropbox macht. Im Grunde genommen wird ein Ordner “My Dropbox” auf jedem Rechner angelegt, auf dem man Dropbox installiert und sich mit den gleichen Daten anmeldet. Alles was man in diesen Ordner speichert, wird a) automatisch ins Internet auf einen sicheren und passwortgeschützten Speicherplatz hochgeladen und b) steht nach kurzer Zeit auf allen eigenen Rechnern mit Dropbox-Konto zur Verfügung (Internet muss natürlich vorhanden sein!). Ändert man ein Dokument auf Computer X, dann ändert es sich auch auf Computer Y. Man muss nie befürchten, dass man zwei inkonsistente Versionen hat und man muss sich nicht selbst & ständig fragen, welche Version denn jetzt die letzte war, die man auf seinen USB-Stick kopieren muss, um sie dann nach Hause zu schleppen.

Dropbox erlaubt den Zugriff auf die hinterlegten Dateien auch über ein Webinterface, so kann man von jedem Computer mit Internetanschluss darauf zugreifen – vorausgesetzt, man hat sein Passwort im Kopf. Das liest sich sicherlich schwieriger als es ist, einmal installiert, erklärt sich das Prinzip von ganz allein. Und man kann das sogar auf die Spitze treiben: Es gibt Apps für iPhone und Android und eine mobile Webseite, so dass man mit einem Smartphone auch jederzeit an seine Dateien herankommt. Eine weitere nette Funktion ist das Freigeben von einzelnen Verzeichnissen, so kann man andere Dropbox-Nutzer faktisch einladen und beide (oder noch mehr Leute) haben dann Zugriff auf einen Ordner und dessen Inhalt. Wenn einer etwas hineinkopiert, erscheint es bei allen. Wenn einer etwas löscht, verschwindet es bei allen. Jedenfalls ist so ein relativ problemloser Dateiaustausch auch in Gruppen (z.B. zwischen Architekt & Bauherr) möglich, zum Beispiel ein gemeinsames Dokumentenarchiv.

Die Software gibt’s auch für den Mac und auch hier funktioniert das Zusammenspiel mit dem PC problemlos.

Bedenken?

Nun ja, es gibt immer Leute, die Bedenken äußern und Internet-Diensten kritisch gegenüber stehen. Für diese ist das vielleicht nichts, denn letztendlich übergibt man seine Dateien in die Obhut einer fremden Instanz und Dropbox ist keine deutsche Firma. Das muss jeder selbst mit sich ausmachen. Was auch den Einstieg erschweren könnte: Die Software ist bisher leider komplett in Englisch gehalten. Ein paar Brocken sollte man schon verstehen, um die Installation hinzubekommen.

Mit Email verfahre ich übrigens ähnlich. Ich habe einen Google Mail-Account, den gibt es kostenlos und er bietet momentan über 7GB (Tendenz wachsend!!!) kostenloses Postfach mit unbegrenzter Speicherzeit an. Man kann ihn per Web bedienen oder auch in gängige Emailprogramme wie Outlook oder Thunderbird einbinden. Er dient mir fast nur als Speicherplatz und nicht als reguläres Email-Konto und hier kopiere ich alle relevanten gesendeten und empfangenen Bau-Emails hin und habe somit auch jederzeit Zugriff auf die gesamte Korrespondenz – ich benötige nur Internet. Aber das ist ja fast unbegrenzt vorhanden.

Okay, jetzt aber genug IT-Geschwafel im Bau-Blog! (Bei Fragen fragen …)

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